専門用語集

はがきは、郵便物の分類では第二種郵便物にあたります。 通常はがき、往復はがき、郵便書簡、年賀はがき、かつて発行されていたかもめ〜る、エコーはがき、くぼみ入りはがき、四面連刷はがきなど、用途に応じてさまざまな種類があります。

語源にはいくつかの説があります。 古文書の右側の紙端に、覚え書きのようなメモが書かれていることが多く、このようなメモを「端書き（はしがき）」と呼んだことに由来するという説があります。

右端に書かれていたのは、左端では筆で書きづらかったからかもしれません。 その後、江戸時代には金銭の督促状を「端書（はしがき）」と呼ぶようになったとされています。

「はしがき」という言葉の音が変化し、「はがき」になったと考えられています。

1869年、オーストリア・ハンガリー帝国で世界初の郵便はがきが発行されます。 1871年には日本で郵便事業が開始されました。 日本の郵便制度を確立した人物として知られているのが、「郵便の父」と呼ばれる前島密（まえじま ひそか）です。

1873年には、日本でも「はがき」が発行されました。 最初のはがきは二つ折りだったといわれています。 通知文を見られないようにするための工夫だったのでしょうか。

現在の圧着はがきにも通じる発想のようで、個人情報を外から見えにくくする日本的な気配りを感じます。 当時のはがきの郵便料金は1銭でした。

沖縄歌謡には、次のような歌詞があります。

1銭2銭の「はがき」さえ
千里万里と旅をする
同じコザ市に住みながら
会えぬ吾が身のせつなさよ

長い歌詞の一節で、片思いの情感が豊かな歌謡です。 かつて、田端義夫氏が「十九の春」という題名で歌い、大流行しました。

「片思い」なのは仕方ないのです。まだ、往復はがきが発行されていない時代ですから……。

82円切手は、2014年4月の消費増税に伴う郵便料金改定に合わせて販売が開始された切手です。 絵柄にはウメが採用されました。

その後、2019年10月の消費増税に伴い、手紙の郵便料金が改定され、82円切手は2019年9月30日に販売終了となりました。 切手は郵便料金の改定とともに、必要な額面が変わることがあります。

82円切手が手元に残っている場合でも、差額分の切手を貼り足すことで利用できる場合があります。 また、郵便局で別の切手やはがきなどに交換できる場合もありますが、交換には差額や手数料が必要になることがあります。

郵便料金は改定されることがあるため、古い額面の切手を使用する場合は、差し出し時点の郵便料金を確認することが大切です。 小さな切手にも、消費税率や郵便制度の変化が反映されていると考えると、時代の記録のようにも見えます。

84円切手は、2019年10月の郵便料金改定により、定形郵便物25g以内の郵送料金に対応する切手として使用されていた普通切手です。 絵柄には、82円切手と同じくウメが採用されました。

それ以前は82円切手が定形郵便物25g以内の料金に対応していましたが、消費税率の変更に伴う郵便料金改定により、84円切手が登場しました。 そのため、84円切手は2019年から2024年までの郵便料金を象徴する切手のひとつといえます。

2024年10月の郵便料金改定では、定形郵便物の料金体系が大きく変わりました。 それまで定形郵便物は25g以内が84円、50g以内が94円でしたが、改定後は50g以内が一律110円となりました。 つまり、84円切手は「25g以内の手紙」という細かな重量区分とともに、主役の座を終えた切手でもあります。

バックオフィスとは、企業活動を支える管理部門や事務系業務の総称です。 経理、人事、総務、法務、情報システム、購買、受発注管理など、営業や販売の後方で業務を支える領域を指します。

バックオフィスの仕事は、うまく回っているときほど目立ちません。 請求書が正しく届く、給与が予定どおり振り込まれる、契約書が必要なときに見つかる、申込内容が正しく処理される。 これらは普段「当たり前」のように見えますが、その当たり前を支えているのがバックオフィスです。

反対に、ひとつ処理が止まると、その存在は急に見えてきます。 請求書の発行が遅れれば入金に影響し、住所情報の更新が漏れれば通知物が届かず、申込書の処理が滞れば次の業務へ進めません。 目立たない業務でありながら、企業活動の流れを止めないための重要な役割を持っています。

BCPとは、Business Continuity Plan の略で、日本語では「事業継続計画」と訳されます。

企業が自然災害、大火災、テロ、パンデミックなどの緊急事態に直面した場合に、事業への損害を最小限に抑え、重要業務の継続または早期復旧を可能にするため、平常時の備えや緊急時の対応を取り決めておく計画です。

BCPでは、まず優先して継続・復旧すべき中核事業を特定します。 次に、緊急時における中核事業の目標復旧時間を定め、提供できるサービスレベルについて、必要に応じて取引先や顧客とあらかじめ協議しておきます。

また、事業拠点、生産設備、仕入品調達、データ管理体制などについて、代替策を用意しておくことも重要です。 どれほど立派な計画を作っても、従業員に共有されていなければ、緊急時に機能しません。

データプリント業務では、印刷設備だけでなく、データ処理環境、バックアップ体制、発送体制なども事業継続に関わります。 BCPは、災害時だけの特別な計画ではなく、日常業務の安定性を見直すための考え方でもあります。

BCMとは、Business Continuity Management の略で、日本語では「事業継続マネジメント」と訳されます。

BCPが事業継続のための計画であるのに対し、BCMはその計画を策定し、導入・運用・見直しを継続的に行うための管理活動全般を指します。

つまり、BCPを作って終わりにせず、社内に浸透させ、訓練や改善を重ねながら実際に機能する状態にしていくことがBCMです。 計画書として存在していても、緊急時に発動できなければ意味がありません。

東日本大震災では、BCPを整備していたにもかかわらず、発動の遅れ、周知不足、訓練不足などにより、計画どおりに実行できなかった企業もありました。 その経験から、BCPを運用する仕組みとしてのBCMの重要性が改めて認識されています。

BCPが「計画」だとすれば、BCMはその計画を生きたものにするための「運用」です。 緊急時に本当に動ける体制をつくるには、平常時からの見直しと訓練が欠かせません。

BPOとは、Business Process Outsourcing の略で、企業の業務プロセスを外部に委託することを指します。 単発の作業だけでなく、業務の流れそのものを外部の専門会社に任せる考え方です。

近年は人手不足により、日々の事務処理や定型業務を社内だけで担い続けることが難しくなる場面も増えています。 担当者が限られる業務ほど、繁忙期や引き継ぎ時に負担が集中しやすくなります。

BPOは、こうした業務を単に外へ出すだけではなく、業務の流れを整理し、安定して運用しやすい形に整える考え方でもあります。 帳票の作成、印字、封入封緘、発送なども、BPOの中で扱われることがあります。

ビジネスフォームとは、企業や官公庁などの業務で使用される帳票類の総称です。

請求書、納品書、明細書、申込書、通知書、払込票など、業務処理に必要な情報を一定の形式で記入・印字できるように設計された印刷物を指します。

従来は、連続帳票や複写伝票など、手書きや基幹システムからの印字を前提とした用紙が多く使われていました。 現在では、宛名、金額、明細などのデータを一件ごとに差し替える可変印刷と組み合わせ、請求書発行や各種通知、発送業務などに幅広く活用されています。

バーコードや二次元コード、ミシン目、OCR読み取り欄などを組み込むことで、事務処理の効率化や誤処理の防止にもつながります。

プライバシーマークとは、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者であることを示すマークです。 付与事業者は、その証明としてプライバシーマークを使用できます。

マークは上部の図形と下部の登録番号で構成されており、事業者ごとに登録番号が付与されます。 個人情報を取り扱う事業者にとって、管理体制を外部に示すための重要な制度のひとつです。

プライバシーマーク制度は、個人情報保護に関するマネジメントシステムを整備している事業者を評価し、その証明としてマークの使用を許可する制度です。 一般財団法人日本情報経済社会推進協会が運用しています。

プライバシーマークを付与される事業者は、JIS Q 15001「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に基づいた体制を整備していることが条件のひとつです。 個人情報を保護するための方針、体制、計画、実施、点検、見直しを含む管理の仕組みが求められます。

プライバシーマーク付与の有効期間は2年間で、継続して使用するためには2年ごとの更新が必要です。 個人情報を取り扱う業務では、取得して終わりではなく、継続的な運用と改善が重視されます。

プレスコートとは、印刷物の表面にアクリル樹脂を塗布し、金属面を押し付けることで、鏡面状の光沢を生み出す表面加工です。

ニス引きよりも高価ですが、強い光沢と耐久性が得られる点が特徴です。 一方、ラミネートよりも安価で、ラミネート加工のような空気混入が生じにくいという利点があります。

プレスコートの手法には、平プレス、カレンダー法、エンドレスプレス法などがあります。 このうち、エンドレスプレス法がよく使われています。

また、部分的にコーティングを行う「スポットプレス」も可能です。 鏡面状に仕上がった部分には文字などを書き込みにくくなりますが、スポットプレスを利用することで、光沢を出す部分と記入欄を分けて設計できます。

プレスコートは、見た目の高級感を高めるだけでなく、印刷物の表面保護にも役立つ加工です。 仕上がりの印象を強めたいパンフレットやカード類などで活用されます。