お役立ち情報 #25「電子文書とタイムスタンプを わかりやすく解説」

「電子文書とタイムスタンプを わかりやすく解説」

文書の電子化に取り組んでおられる企業も増えています。
文書が電子化されると、業務が効率化され、管理コストが削減できるというメリットがあります。
紙だとスペースも取られるので、そろそろ検討したいと考えておられる企業もあるかと思います。

まず、電子的に保存された文書(e-文書)には二つの種類があります。
「電子文書」と「電子化文書」です。

  • 電子文書:パソコン上のソフトで作った文書。
  • 電子化文書:紙の文書からスキャナでイメージにして電子的に保存する文書。

そして、電子化された文書には、電子署名やタイムスタンプが必要なものがあります。

さて今回は、電子文書とタイムスタンプについて、わかりやすく説明いたします。

なぜ、電子署名やタイムスタンプが必要か?

電子文書は紙文書と違って複製が簡単にできます。
また、痕跡を残さず簡単に改ざんできるという性質を持っています。

電子文書に証拠能力を持たせるためには、「電子署名」と「タイムスタンプ」が必要です。
「電子署名」と「タイムスタンプ」には、それぞれの役割があります。

電子署名
  • 本人の証明:電子文書が署名者である本人によって作られたこと。
  • 非改ざん証明:その文書が署名時点から改ざんされていないということ。
タイムスタンプ
  • 存在証明:タイムスタンプの時刻に、その文書が存在していること。
  • 非改ざん証明:タイムスタンプの時刻以降、その文書が改ざんされていないこと。

役割り

電子署名は、公平な第三者機関(CA:Certification Authority)「電子署名認証局」が発行した「電子証明書」により付与されます。

タイムスタンプは、公平な第三者機関(TSA:Time Stamp Authority)「タイムスタンプ認証局」から提供されます。

タイムスタンプが必要となる文書

知財関連電子文書
特許公開を行うと競合企業に開発状況が明かされます。
最近の知的財産を守る方法は、情報流出を避けるために、全てを特許取得にしないで、コア技術やノウハウだけは「機密情報」として隠します。

後日、権利所在が曖昧にならないようにするために「創案日時」の特定ができる「タイムスタンプ」を利用します。

国税関係書類
1998 年に施行された「電子帳簿保存法」により、「紙」の保存が義務付けられていた国税関係帳簿書類の全部または一部を「電子データ」で保存できるようになりました。
電子取引を行った場合は、その取引情報にかかわる電磁的記録の保存が義務付けられています。

「入力日の特定」と「改ざん検知」という真実性の確保を目的としてタイムスタンプが必須です。

医療電子カルテ
厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」により、“法律で定められた記名・押印が必要な文書”を電子的に作る際、または、診療記録等をスキャナで電子化して保存する場合にタイムスタンプが求められています。

タイムスタンプの仕組み

利用者は文書からハッシュ値を算出して、契約しているタイムスタンプ局に提出し、タイムスタンプトークンの生成を依頼します。タイムスタンプトークンを受領したら、Acrobat(タイムスタンプサーバー)などで文書に付与します。

仕組み図

電子文書を長期化する方法

電子証明書の有効期間
  • 電子署名だけの場合は、電子証明書の有効期間は、通常3年以下です。
  • 電子署名にタイムスタンプを組み合わせた場合は、タイムスタンプの検証期間は10年間です。
  • 長期署名の場合は、タイムスタンプの有効期間終了前に、タイムスタンプを付与することにより、署名検証期間を10年ごとに無制限で追加できます。

タイムスタンプの仕組み

文書の種類 保存期間
公的許認可 30年
商業帳簿 10年
PL法関連 10年
契約書の控え 7年

タイムスタンプ局

時刻認証業務認定事業者(2019.1.23時点)
  • アマノ株式会社
  • セイコーソリューションズ株式会社
  • 寺田倉庫株式会社
  • 株式会社TKC
  • 株式会社サイバーリンクス
  • 三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社

当社のサービス

①準備
ページ数および順番、紙折れ、しわ・汚れその他の付着物がない事などの確認、クリップ/ステープル(ホチキス)の除去などを準備作業として実施
②スキャナでスキャニング
スキャナでスキャニングし、紙文書を電子化文書に変換
③電子化文書の品質と紙原本との同一性の確認
スキャニングする紙文書上の文字が確実に読めることを確認。ページの欠損などがないこと、修正などの痕跡が判別できるように変換されたことを確認
④電子化作業者の電子署名
紙と電子化文書の内容を比較して確認したことを担保するために電子署名を付与。
(電子化作業者の電子署名は内容の真実性の保証でなく、紙文書と電子化文書をつき合せて間違いなく変換された事やページなどがそろっていること等の保証)
⑤電子化責任者による確認
電子化責任者は電子化文書の品質、ページ枚数・順番などが正しいことを確認
⑥電子化責任者の承認
電子化文書の内容に間違いが無い事を保証するために電子署名の付与
⑦タイムスタンプの付与
タイムスタンプを付与。タイムスタンプ付与直後にタイムスタンプトークンに含まれる時刻と利用者の時刻に大幅な差がないことを必要に応じて検証

当社のサービス

当社では、紙文書をスキャナーで取り込み、電子署名、タイムスタンプ付与を承ります。

お気軽にお問い合わせくださいますようお願いいたします。

今回は、「電子文書とタイムスタンプ」をご紹介いたしました。

お気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ

吉田 雅彦

株式会社コーユービジネス 営業企画室

数年前のe-Japan構想によって
ブロードバンドが普及しました。
日本人の83.5%がインターネットを利用。

するといつの間にか、
u-Japan政策が立ち上がっていました。
uはユビキタスで、
いつでも、どこでもネットワークにつながること。

てっきり、鱧(はも)の湯引きでも出すのかと思っていました。
世界中が情報技術で加熱しすぎているような気もします。
湯引き同様に一度しっかり氷水で冷やすのが良いかも。