「帳票電子化が中小企業の時代に」をわかりやすく解説
昨今では、パレードもエレクトリカルな時代。
ベンジャミン・フランクリンが雷の日にタコを揚げて以来、今日まで、あらゆる物が徐々に電子化しているようです。
そこで、電気に因んだ問題を一つ。
これって、何をするための機械でしょうか？
（答えは、本文末尾の後記に）
さて、帳票電子化は社内効率化となって働き方改革の役にたちますが、法制度が難しいとか、過渡的に人材を要するなど、中小企業や個人事業ではなかなか手をつけられないのが実情でした。
ところが最近、法制度が徐々に緩和されて、やっと中小企業で電子化を検討する時代になってきたようです？
帳票電子化のメリット
- 経費節減
- 印刷費、仕分けや封入作業などの労務費、郵便料金などが削減
- 業務効率化
- 人材を有意義な業務に有効活用できるというBPO効果
- 保管場所の開放
- 帳票保管用トランクルームを借りていると、その費用が解消
- サービスの向上
- 郵便配達からメール配信に変わると、お客様は帳票内容を早く確認
- 情報トレーサビリティ
- PDFデータにタイムスタンプを付加し、電子帳票の送受信の履歴の記録・証明
- コールセンター 業務への利用
- ウェブブラウザーで閲覧でき、膨大なデータを高速検索
電子帳簿保存法の最近の変化
スキャナーの緩和
2005年、スキャナーによる書類の電子保存が認められました。
2018年、スマートフォンなど撮影によるデータ化が認められました。
これにより外出先でも領収書などを電子化することが可能となりました。
上限金額の撤廃
2016年、契約書・領収書などは取引金額が3万円までという上限がなくなりました。
これにより処理方法を統一できます。
データ内容の制約の緩和
2016年、電子署名が不要になり、タイムスタンプだけが必要となりました。
これにより第三者機関を利用するコストと手間が削減されました。
（注）ただし受領者や書類作成者がスキャンしてデータ化する場合は書類原本に署名、3日以内にタイムスタンプを押すという制約があります。
2018年、モノクロデータが認められました。
小規模企業者の特例の制定
2018年、従業者が20人（サービス業や商業の場合は5人）以下の小規模事業者は特例として、定期的な検査を税理士に委託することが認められました。
原本破棄が可能に
2018年、電子化した書類に関しては原本を破棄してもよくなりました。
（それまでは、原本は7年間保存する規定）
これによりファイリングの作業、整理、管理などの業務量が大幅に削減されます。
（注）ただし、原本廃棄は定期検査後です。
令和元年に改正されたこと
１.新たに業務を開始した個人事業主は業務開始から2ヶ月間以内に電子帳簿保存等の承認申請が可能
これまでは、個人事業主は業務開始日の3ヶ月前から承認申請が必要でした。
２.過去の重要書類のスキャナー保存が可能
スキャナー保存の承認を受けている保存義務者は、過去分重要書類（注2）についても、適用届出書を提出した場合、一定の要件を満たすことで、スキャナー保存をすることが可能となりました。
（注2）重要書類とは、国税関係書類のうち国税庁長官が定める資金や物の流れに直結・連動する書類であり、例えば、領収書や請求書などが該当。
３.承認申請手続の簡略化
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）により、認証を受けた市販のソフトウェアを利用すると、承認申請書の記載事項や添付書類が一部省略できます。
４.事前相談窓口の設置
運用するシステムが法的要件に適合しているかを事前に相談できる窓口が各国税局および税務署に設置されました。
５.入力などの期間制限の見直し
国税関係書類のうち重要書類に係る記載事項の入力などの作業期間が、下表のようになりました。
これにより処理を外部へ委託している企業も電子化導入が可能です。
| 入力方法 | 現行 | 改正後 |
|---|---|---|
| 受領者が自らスキャナーで読み取ってタイムスタンプを付加 | 3日間以内 | 概ね3営業日 |
| スキャンミスが判明してから、再度読み取りタイムスタンプを付与 | 7日間（1週間）以内 | 概ね7営業日 |
| 業務処理に係る通常期間を経過した後に速やかに入力する場合 | 最長1ヶ月間と 7日間 | 最長2ヶ月間と 概ね7営業日 |
６.定期的な検査が1年ごとから5年ごとに
受領から入力までの事務処理の内容の検査は、全ての事業所等の検査をおおむね5年のうちに行えば良いことになりました。
これまでは、1年に1回以上行うこととされていました。
（注）原本廃棄は定期検査後のため、原本廃棄をするためには、短い期間で定期検査を行うほうがよい場合もあります。
改正による規制緩和のおかげで電子帳簿保存の導入が現実的になってきたことをご理解いただけたかと思います。
電子帳簿保存を導入することで業務の効率化やコストを削減できる可能性があります。
当社で、電子化のサポートをさせていただきます。
一度ご検討してみてはいかがでしょうか？
帳票電子化サービスなら
お気軽にお問い合わせください。
澤田 純弥
株式会社コーユービジネス 関西営業部
「エレキテル」って何をする機械でしょうか？
答えは、
電気ショックで身体を治療する機械でした。
では、電気うなぎはどうして自分は感電しないかご存知ですか？
電気うなぎは脂肪体質なので、感電しにくいのだとか。
私は身体を鍛えるのを日課にしています。
つまり、電気うなぎが天敵だと言えるのです。
クワバラ、クワバラ。