「事業継続（BCP）マニュアルの作り方」をわかりやすく解説
「事業継続マニュアル」を作るときに確認したいこと
企業にとっての防災は、人命を守ることだけではありません。 災害発生後も重要な業務を止めず、できる限り早く復旧するための準備も必要です。
そのためには、発災後に誰が、何を確認し、どの順番で判断するのかを整理した 「事業継続マニュアル」を平時から整えておくことが大切です。
今回は事業継続マニュアルに入れておきたい項目についての解説と、業務を外部委託する際に確認しておきたいBPOサービスの安全体制についてご紹介します。
事業継続マニュアルを作る目的
緊急時に、社員が同じ優先順位で行動できるようにする
災害発生直後は、誰もが落ち着いて判断できるとは限りません。 その場の判断でバラバラに動いてしまうと、確認漏れや二次災害の危険が高まる可能性があります。
事業継続マニュアルは、災害時に社員が共通の判断基準を持ち、 人命の安全確保、被害状況の確認、重要業務の継続、取引先やお客様への連絡を順序立てて進めるためのものです。
人命を最優先にする
社員、来訪者、周辺住民の安全を確認し、避難や二次災害防止を優先します。
重要業務を見極める
すぐに再開すべき業務、停止してよい業務、代替手段が必要な業務を整理します。
復旧の手順を決めておく
被害調査、関係先への連絡、資材確保、設備復旧などの手順をあらかじめ明確にします。
事業継続マニュアルに掲載しておきたい項目
発災後に確認すべき情報を、事前に一覧化しておく
事業継続マニュアルでは、災害が起きてから確認する内容を、平時のうちに整理しておくことが重要です。 確認項目が決まっていれば、担当者が変わっても一定の手順で状況把握を進めやすくなります。
特に、製造・印刷・発送・データ処理など、設備や情報資産を扱う業務では、 建物や設備だけでなく、データ、指示書、資材、委託先、バックアップ体制まで確認対象に含めておく必要があります。
- 01 発災状況・周辺被害状況
- 02 建屋・設備・製造機器の被害状況
- 03 製品・半製品・在庫品の被害状況
- 04 資材在庫・調達先・代替調達先
- 05 仕入先・設備修理依頼先・保険情報
- 06 顧客情報・業務データ・バックアップ体制
- 07 外部委託先・BPOサービスの継続体制
事業継続マニュアルは、自社内の復旧手順だけでなく、取引先や外部委託先とどのように連携するかまで整理しておくと、より実務的に活用できます。
BCP発令と初動対応
誰が発令し、誰が代行するのかを明確にする
事業継続に向けた活動は、BCPの発令によって開始されます。 発令者をあらかじめ決めておくとともに、発令者が不在または被災している場合に備えて、副担当者や代行順位も明記しておきます。
また、BCPの発令は、地震や災害の発生直後に急いで行うものではありません。 まずは人命の安全確保、避難、二次災害の防止を優先し、周辺状況が確認できた段階で事業継続に向けた判断を行います。
STEP 01 人命の安全を確認する
社員、来訪者、周辺の安全を確認し、避難や救護が必要な場合は最優先で対応します。
STEP 02 二次災害のリスクを確認する
津波、土砂災害、火災、ガス漏れ、建物倒壊などのリスクを確認し、危険な調査や移動は避けます。
STEP 03 BCP発令の判断を行う
代表者または代行者が、被害状況と重要業務への影響を踏まえて、事業継続に向けた活動開始を判断します。
STEP 04 関係者へ共有する
社員、拠点責任者、取引先、委託先などへ、現在の状況と対応方針を共有します。
被害状況の調査と復旧判断
復旧の優先順位を決めるために、被害状況を整理する
BCP発令後は、周辺被害、建屋被害、製品被害、設備被害、資材被害などを確認します。 ただし、建物の倒壊リスクや二次災害の危険がある場合は、無理に現地確認を行わないことが重要です。
事業再開に必要な設備、資材、データ、作業場所、委託先の状況を整理することで、 どの業務から復旧させるべきか、どの業務を別拠点や外部委託先で代替できるかを判断しやすくなります。
ライフライン
電気、ガス、水道、通信、交通機関、生活物資の状況を確認します。
建屋・作業環境
建物の安全性、作業スペース、ガラス・什器・塵埃などの復旧作業量を確認します。
製品・設備
完成品、半製品、在庫品、製造機器、車両などの被害を確認し、再製造の優先順位を検討します。
資材・調達先
在庫資材の被害、調達先の被害、代替調達の可否を確認します。
マニュアルは、使える形で持っておく
非常時に確認できなければ、マニュアルは機能しません
事業継続マニュアルは、社内サーバーやファイルに保管しているだけでは、災害時にすぐ確認できない場合があります。 停電や通信障害、建物への立ち入り制限が発生することも想定し、必要な情報を携帯できる形にしておくことも有効です。
例えば、社員証ケースに入るサイズのカード、非常用持ち出し袋に入れる冊子、部署ごとに保管するチェックリストなど、 利用シーンに合わせて形状を考えると、発災時の確認がしやすくなります。
ただし、マニュアルは作って終わりではありません。 組織変更、拠点変更、連絡先変更、委託先変更に合わせて、定期的に更新する運用もあわせて決めておくことが大切です。
事業継続には、委託先の安全体制も重要です
BPOサービスを利用する場合は、情報管理と継続体制を確認する
企業の業務には、請求書、通知書、DM、申込書、アンケート、顧客データなど、 個人情報や重要情報を扱うものが多くあります。 これらの印刷・発送・データ処理・バックオフィス業務を外部委託している場合、 委託先の安全体制も自社のBCPに関わる重要な確認項目です。
どの拠点で処理されるのか、入退室管理はどのように行われているのか、 非常時のバックアップ体制はあるのか、誤封入や封緘不良を防ぐ検査体制はあるのか。 こうした観点をマニュアルに加えておくことで、災害時にも業務継続の判断がしやすくなります。
外部認証
品質管理、情報セキュリティ、個人情報保護に関する認証取得状況を確認します。
入退室管理
建物への入退館、作業室への入退室、監視カメラやカードシステムによる管理体制を確認します。
拠点分散
非常時に備えたデータ処理拠点の分散化や、相互バックアップ体制の有無を確認します。
検査体制
封入後の厚み測定、重量測定、封緘不良検査、ログ管理など、ヒューマンエラーを防ぐ仕組みを確認します。
事業継続マニュアルには、自社の復旧手順だけでなく、業務を委託している先の安全体制やバックアップ体制も確認項目として入れておくと安心です。
当社で支援できること
安全体制を整えた環境で、データ処理・印刷・発送・事務局業務を支援します
当社では、請求書や通知書、DM、各種帳票などのデータプリント、宛名プリント、封入・封緘、発送代行、 申込書やアンケートの入力・集計、問い合わせ対応など、さまざまなBPO業務に対応しています。
事業継続マニュアルを作成する際には、自社で行う業務だけでなく、外部委託している業務についても、 「誰が」「どこで」「どのように」継続するのかを確認しておくことが大切です。
- データプリント・宛名プリント
- 請求書・通知書の印刷発送
- 封入・封緘・発送代行
- 圧着はがき・DMの制作発送
- 申込書・アンケートの入力
- 返信書類の開封・仕分け
- 問い合わせ対応・事務局業務
- データ処理・集計業務
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