封入作業を安価で安全に行う方法

郵便料金だけでなく、作業時間や確認工数もコストになります

郵便料金が上がると、1通あたりの発送費が増えるため、大量発送を行う企業ではコストへの影響が大きくなります。 ただし、発送業務で見直すべきなのは郵便料金だけではありません。

印刷、折り、封入、封緘、宛名確認、仕分け、発送準備などの作業にも時間と人手がかかります。 社内で対応する場合、通常業務の合間に作業することになり、担当者の負担が大きくなることもあります。

手作業は柔軟な一方で、件数が増えるほどミスのリスクも高まります

少量の発送であれば、社内で封入作業を行うこともできます。 しかし、数百件、数千件、数万件と件数が増えると、折り、封入、封緘、宛名確認、仕分け、発送準備に多くの時間がかかります。

また、送付先ごとに同封物が変わる場合や、個人情報を含む書類を扱う場合は、入れ間違い、入れ忘れ、二重封入、宛名違いといったミスを防ぐための確認作業も必要です。 担当者だけで対応しようとすると、通常業務への影響が出る場合があります。

大量発送では、機械封入によって作業を効率化できます

機械封入では、書類の折り加工、封筒への封入、封緘までを機械で処理できます。 手作業に比べて処理スピードが安定しやすく、大量発送でも短期間で進めやすくなります。

また、委託先によっては、厚み検査、重量検査、窓空き封筒の撮影検査、封緘状態の確認などに対応している場合があります。 個人情報を含む通知書や請求書などを発送する場合は、単に作業を早く終えるだけでなく、どのような確認体制があるかも重要です。

封入物・封筒・宛名データの条件をまとめておく

機械封入を外部に依頼する場合は、見積もりや作業設計の段階で、封入物や封筒の仕様を整理しておくとスムーズです。 仕様が曖昧なままだと、手作業が必要になったり、想定よりも作業時間や費用がかかったりすることがあります。

特に、送付先ごとに同封物を変える場合は、宛名データと同封条件を正しく紐づける必要があります。 事前に条件を整理しておくことで、委託先との確認も進めやすくなります。

• 01発送件数と発送予定日
• 02封筒サイズ・封筒向き・窓位置
• 03同封物のサイズ・紙質・折り方・点数
• 04送付先ごとの同封物の違い
• 05宛名データ、管理番号、名寄せ条件
• 06返信用封筒や料金受取人払の有無

印刷から検査まで、社内で一貫対応できる会社を選ぶ

封入封緘業務を外注する場合は、価格だけでなく、どこまでの工程を社内で対応できる会社なのかを確認することが重要です。 印刷、断裁、機械折り、宛名プリント、機械封入封緘、検査までを一社内で一貫して行える会社であれば、工程間の移動を抑えやすくなります。

一部の工程を協力会社へ委託する場合、作業途中で印刷物や封入物の運搬が発生することがあります。 その場合、配送費用が追加でかかったり、作業時間が長くなったりするだけでなく、移動中の紛失・破損・情報漏えいなどのリスクも考慮する必要があります。

特に年末や年度末、キャンペーン時期など発送業務が集中しやすい時期は、社内の担当者に負担がかかりやすくなります。 煩雑でリスクの高い作業を外部へ委託することで、社内リソースを本来の業務に集中させやすくなります。

封入作業だけでなく、前後の工程までご相談いただけます

当社では、宛名データの授受、宛名プリント、折り加工、封入封緘、名寄せ処理、各種検査、発送代行まで、 封入発送に関わる工程をまとめてご相談いただけます。

DM、請求書、納品書、通知書、申込書類、返信用封筒の同封など、用途に応じた封入設計にも対応できます。 封入物の仕様や件数、同封条件、発送スケジュールに合わせて、作業方法や検査方法をご提案します。

• 宛名データの授受・加工
• 宛名プリント・可変情報プリント
• チラシ・帳票・通知書の印刷
• 折り加工
• 機械封入封緘
• 名寄せ封入処理
• 厚み検査・重量検査
• 窓内イメージ撮影・ログ管理
• 封緘不良の確認
• 郵便局差出し・発送代行
• DM・通知書・請求書発送
• 返信用封筒の同封

個人情報を含む発送業務にも対応できる体制を整えています

請求書、通知書、申込書、会員案内、各種帳票などには、個人情報や重要情報が含まれることがあります。 そのため、封入発送業務を委託する際は、作業の速さや費用だけでなく、情報管理や検査体制も重要です。

当社では、データ処理や封入発送業務において、入退館・入退室管理、作業ログ管理、検査装置による確認など、 情報を安全に扱うための体制整備に取り組んでいます。