「往復はがき」で返信時に情報保護ができる仕組みを大公開！
「往復はがき」で返信時に情報保護ができる仕組みを大公開！
通知をして、返信してもらわなければいけないことってありますよね。
- 01 口座振替に切り替えてもらう案内
- 02 アンケートの依頼と回収
- 03 商品案内からの資料請求の受付
- 04 キャンペーン案内からの応募受付
- 05 会員募集からの募集受付
- 06 イベント案内からの参加受付
などなど、相手からの返信を前提とした案内業務では、送付方法によって郵便料金や作業負担が大きく変わります。
郵便料金がグッと節約
封書＋返信用封筒と、往復はがきの郵便料金を比較する
定番とも言える方法は、封筒で送付して、同封した少し小さな返信用封筒で返信してもらうやり方です。 返信率を高めるために同封する封筒に切手を貼っておく、または料金受取人払にしておくのもよくある手法です。
これだと送付する郵便料金が110円、返信にも110円。 10,000通を送付すると、郵便料金だけで2,200,000円となります。
往復はがきだと、郵便料金は1通あたり170円、10,000通では1,700,000円となり、 郵便料金を500,000円節約することができます。
| 郵送方法 | （往信・返信）封書 | 往復はがき |
|---|---|---|
| 郵便料金（往信） | 110円 | 85円 |
| 郵便料金（返信） | 110円 | 85円 |
| 合計金額（1通あたり） | 220円 | 170円 |
| 合計金額（10,000通あたり） | 2,200,000円 | 1,700,000円 |
| 差額（10,000通あたり） | 500,000円の削減 | |
※上記は郵便料金のみの比較です。料金受取人払を利用する場合は、郵便料金とは別に所定の手数料が必要です。
さて問題は、はがきの基本条件を準拠しつつ、返信はがきを情報保護する方法があるのか、という点です。 今回は、その解決策を大公開いたします。
「圧着はがき」についての郵便局の考え方
最近ではよく目にする「圧着はがき」ですが、当然昔からあった製品ではありません。 昭和最後の年、1989年に始まったそうです。歴史が大きく動いた年の隙間で「圧着はがき」が誕生したことになります。
めくるという方式で今までよりも倍の面積に広がることになりますが、これを郵便局はどんな判断で許可できたのでしょうか。
はがきの宛名や通信文を書き綴る時に書き間違いをすることがありますね。 この時に、上から紙を貼って訂正することが許可されていました。 その解釈の延長ではがきの両面にシール紙を貼って送付しても良いことになります。 これが圧着はがきを成立させる解釈です。
ただし条件があります
-
01
本体であることを示す
本体、つまり真ん中の用紙に「郵便はがき」か「はがき」または「postcard」などを見えるように記載し、本体であることを示すこと。
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02
返信はがき面に往信者からのメッセージを書かない
「返信はがき」は、返信者が記載する部分なので、往信者からのメッセージを記載してはいけません。
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03
圧着強度と接着範囲を確認する
圧着部分は、郵送中や機械区分時に容易にはがれない強度で設計する必要があります。 接着範囲や非接着部分の扱いによっては、はがきではなく封書扱いとなる可能性があるため、実制作前に仕様確認が必要です。
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04
はがきのサイズ基準を満たす
通常はがき部分は、長さ14cm〜15.4cm、幅9cm〜10.7cmの範囲で設計します。 往復はがきは、長方形の紙の短辺部分をそろえ、折り目が右側になるように折り合わせる必要があります。
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05
重量基準を確認する
通常はがきは2g〜6g、往復はがきは4g〜12gの範囲で設計します。 規格を超える場合は、はがきではなく第一種郵便物として扱われる可能性があります。
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06
宛名面の通信文面積に注意する
宛名面には下部2分の1の面積を超えて通信文を記載してはいけません。
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07
往信宛名面を外向きに二つ折りする
往復はがきを発送する時は、往信宛名面を外向きに二つ折りしなければいけません。折ミシンは不可です。
「郵便はがき」を示す方法
中でも注意すべきなのが、1つ目の「郵便はがき」の記載です。
ずらし作戦
接着する用紙をずらすことで、本体に記載した「郵便はがき」が見えるようにする方法です。
穴あけ作戦
接着する用紙に穴をあけることで、本体に記載した「郵便はがき」が見えるようにする方法です。
当社で対応できる往復はがきには2つのタイプがあります
往復圧着はがき（L型圧着はがき）
特殊な糊加工を施して貼り合わせることで、個人情報を隠した状態で通知・返信できるタイプです。
通知書、受領確認書、ポイント通知、各種お知らせなど、通知内容を保護しながら届けたい場合に適しています。
往復隠蔽はがき
返信はがきの記入欄に隠蔽用のシールを貼ることで、記入内容を外部から見えにくくした状態で返送できるタイプです。
口座振替の申し込み、入会申し込み、アンケート回収、資料請求、懸賞応募、会員登録、催事の出欠回答などに適しています。
どちらのタイプも、返信面の設計や郵便規定への配慮が必要です。用途、記入内容、返信方法、発送件数に応じて適した仕様を選ぶことが重要です。
「往復はがき」とは
ずらし作戦で「郵便往復はがき」の文字が見えるようにしています
以上のことをご理解の上で、いよいよ「往復はがき」の正体を公開いたします。 ずらし作戦で「郵便往復はがき」の文字が見えるようにしています。
往信はがきは料金後納にし、返信はがきは料金受取人払にします。 料金後納の場合、往信時には85円。返信分は85円＋料金受取人払の手数料26円＝111円となります。 封書の場合でも、料金受取人払を利用する場合は所定の手数料が必要となります。
「往復はがき」の使い方
事例
CASE 01 A社様「不動産会社」
入居者向けアンケートを封書で送付し、返信用封筒で参加の回答を返信してもらっていました。 「往復はがき」を利用することで、封入作業の手間が解消し、入居者様が封入する手間が省けて、回収率が向上しました。
CASE 02 B社様「部品メーカー」
経営説明会の案内状を封書で送付し、返信用封筒で参加の回答を返信してもらっていました。 「往復はがき」を利用することで、封入作業の手間が解消し、郵便料金が節約できました。
CASE 03 C社様「電力会社」
引っ越しによる解約申込書を封書で送付し、同封した申込書に記載、返信用封筒で返信してもらっていました。 「往復はがき」を利用することで、封入ミスのリスクが解消することができ、さらに郵便料金が節約できました。
CASE 04 D社様「健康器具メーカー」
請求書払いから口座引落しに変更して頂く案内を封書で送付し、同封した申込書に記載、返信用封筒で返信してもらっていました。 「往復はがき」を利用することで、個人情報をしっかりと隠して返信してもらいつつ、郵便料金が節約できました。
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