「名寄せ処理」をわかりやすく解説
「名寄せ処理」をわかりやすく解説します
通知書、請求書、各種案内文書などを大量に発送する業務では、同じ送付先や同じ対象者に複数の書類を送るケースがあります。
そのような場合に、送付先住所、事業主名、世帯主名、個人名などの条件に基づいてデータをまとめ、同封・封入しやすい形に整理する処理を「名寄せ処理」といいます。
名寄せ処理を適切に行うことで、郵送費の削減、封入作業の効率化、誤封入防止、発送後の問い合わせ対応のしやすさにつながります。
今回は通知業務や請求書発送などで使われる名寄せ処理について、代表的なまとめ方と検査方法をわかりやすくご紹介します。
名寄せ処理とは
同じ条件に該当するデータをまとめ、発送単位を整理する処理です
通知業務における名寄せ処理とは、同じ種類の通知文書を、送付先住所や事業主名、世帯主名、個人名などの条件に基づいてまとめる処理のことです。
たとえば、同じ住所に複数人分の通知書を送る場合、個人ごとに別々の郵便物として発送するのではなく、世帯単位や送付先単位でまとめて封入することで、郵送費や封入作業の負担を抑えられる場合があります。
名寄せ処理では、「誰に送るか」だけでなく、「どの単位でまとめるか」「封入順をどう管理するか」「検査方法をどう設計するか」が重要です。
名寄せ処理は経費削減につながります
送付単位をまとめることで、郵送費を抑えられる場合があります
たとえば、投票所入場券や各種通知書のように、同じ住所の方へ複数の通知物を送付する場合を考えてみます。
対象者を5万人、送付先を2万5,000世帯として、現在の通常はがき85円、定形郵便物110円で概算すると、次のようになります。
| 送付方法 | 計算式 | 概算金額 |
|---|---|---|
| 個人ごとに通常はがきで郵送 | 50,000通 × 85円 | 4,250,000円 |
| 世帯ごとに定形郵便物で郵送 | 25,000通 × 110円 | 2,750,000円 |
| 差額 | 4,250,000円 − 2,750,000円 | 1,500,000円 |
※上記は郵便料金のみを単純比較した概算例です。実際の発送方法、重量、同封物、郵便種別、割引制度、自治体や企業ごとの運用により金額は異なります。
このように、同じ送付先に複数の通知物を送る場合、名寄せ処理によって郵送通数を減らし、コスト削減につなげられる可能性があります。
名寄せ処理の主なまとめ方
業務内容に応じて、まとめる単位を設計します
名寄せ処理では、通知物の性質や送付先の管理方法に応じて、どの単位でまとめるかを決めます。代表的なまとめ方には、次のようなものがあります。
事業主名でまとめる
企業や事業所単位で通知書をまとめる方法です。住民税の特別徴収関連通知など、事業主を通じて従業員へ配布する通知業務で使用されます。
世帯主名・送付先単位でまとめる
同一世帯や同一住所の対象者をまとめる方法です。自治体から住民へ送付する各種通知書や資格確認書などで活用される場合があります。
個人名でまとめる
同一人物に紐づく複数の明細や通知書をまとめる方法です。請求書、利用明細、契約関連書類などで使用されます。
事業主名にまとめる名寄せ処理
事業所単位で通知書をまとめ、配布しやすい形に整えます
市民税・県民税の特別徴収では、自治体が事業主宛に通知書を送付し、事業主から従業員へ配布する運用が行われます。
自治体は、住民データから事業主コードごとに対象者を抽出し、通知書をプリントしたうえで、事業主ごとにまとめて発送する作業を行います。
この処理は大量かつ正確性が求められるため、プリント作業、名寄せ、封入封緘、郵便局への差出代行までを当社へ委託していただくことが可能です。
世帯主名・送付先単位でまとめる名寄せ処理
同一住所や同一世帯の通知物をまとめて送付します
自治体が住民へ各種通知書や資格確認書などを送付する場合、同じ住所に複数の対象者がいるケースがあります。
このような場合に、世帯主名や送付先住所を基準に名寄せ処理を行うことで、複数人分の通知物を1通にまとめて送付できる場合があります。
ただし、書類の種類によっては本人宛の送付が必要なものや、同封できないものもあるため、業務要件や個人情報の取扱いに応じた設計が重要です。
個人名にまとめる名寄せ処理
同一人物に紐づく複数の明細や帳票をまとめます
請求書を発行する場合、企業やカード会社などが購入者に請求明細書を併せて送付することがあります。
購入者によっては、請求明細書が1枚で済む場合もあれば、複数枚にわたる場合もあります。枚数が一定でないため、データ上で対象者ごとの明細枚数を正しく管理し、封入枚数や発送形態を切り替える必要があります。
1枚で済む場合は圧着はがき、複数枚になる場合は封書など、枚数に応じて発送形態を切り替えることで、コストと作業効率の両面で効果が見込めます。
当社で実施する場合の検査方法
名寄せ処理では、封入後の確認工程も重要です
名寄せ処理では、正しい宛先に、正しい枚数の通知物が、正しい順番で封入されているかを確認する必要があります。 当社では、案件内容や用紙仕様に応じて、複数の検査方法を組み合わせて対応します。
CHECK 01 封筒窓の撮影検査
封入する枚数を分母、封入順を分子とする分数形式の管理情報を印字し、窓あき封筒から見える表示をカメラで撮影して検査する方法です。
たとえば4枚入りの場合は1/4、5枚入りの場合は1/5が窓から見える状態が正しい封入状態です。分子が1になっていない場合には、警告を発信して確認を行います。
※検査方法は案件仕様により異なります。上記は一例です。
CHECK 02 厚み検査
世帯人数や明細枚数によって、封入される通知書の枚数は宛先ごとに変化します。 そのため、封入前に封筒、通知書、同封物などの厚みを計測し、基準値を設定します。
封入用の管理バーを印字し、封入封緘機が読み取ることで、名寄せの開始、名寄せの終了、同封物の有無などを機械へ指示します。
封入封緘機に付設している厚み検査装置が、封入物の厚みを検知し、許容範囲に入らない場合は機械が停止し、エラー品として振り分けます。
CHECK 03 重量検査
封入前に封筒、通知書、同封物などの重さを計測し、封入枚数ごとに基準重量を設定する方法です。
あらかじめ1枚封入、2枚封入、3枚封入といった形でデータを振り分けておくことで、封入後の封筒重量を確認しやすくなります。
封入封緘機に付設している重量検査装置が重量を計測し、許容範囲に入らない場合は機械が停止し、警告を発信します。
検査方法は、プリンターフォント、用紙の種類、封筒仕様、印字位置、同封物の有無などにより対応可否が変わる場合があります。案件ごとに事前確認が必要です。
当社で対応できること
データ処理からプリント、封入封緘、差出代行まで対応します
名寄せ処理を伴う通知業務では、データ加工、プリント、封入封緘、検査、差出までの各工程を連携させることが重要です。通知物の件数、封入枚数、同封物の有無、検査要件に応じて、適切な処理方法をご提案します。
- 送付先データの名寄せ処理
- 事業主単位・世帯単位・個人単位でのデータ整理
- 通知書・請求書・案内文書のプリント
- 封入封緘作業
- 窓あき封筒に合わせた印字位置調整
- 厚み検査・重量検査などの検査設計
- 発送形態に応じた仕分け
- 郵便局への差出代行
関連サービス
導入事例
生命保険会社様の「内容確認通知書」発行業務
生命保険会社様の契約内容確認通知書について、データ授受から印刷、名寄せ、照合、封入封緘、抜き取り、発送まで一貫対応。
QRコード照合により、複雑な封入工程の精度と効率を高めました。
※「QRコード」は株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
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