AI-OCRとは？　紙帳票・申込書・請求書の入力業務を効率化する方法をわかりやすく解説

申込書、アンケート、請求書、注文書、FAX、手書き帳票など、バックオフィス業務では今も多くの紙書類やPDFが使われています。

これらの内容を人の手でExcelや基幹システムへ入力している場合、件数が増えるほど作業時間がかかり、入力ミスや確認作業の負担も大きくなります。特に、キャンペーン応募、会員申込、アンケート回収、請求書処理、注文書処理などは、短期間に作業が集中しやすい業務です。

AI-OCRを活用すると、紙帳票や画像データから文字情報を読み取り、入力業務の一部を自動化しやすくなります。ただし、実務で活用するには、書類のスキャン、仕分け、読み取り結果の確認、不備チェック、データ整形、集計まで含めた業務設計が重要です。

紙や画像の文字を読み取り、データ化する技術です

OCRとは、紙や画像に書かれた文字を読み取り、テキストデータに変換する仕組みです。スキャンした書類やPDF、FAX画像などに含まれる文字情報を、データとして扱いやすくするために使われます。

AI-OCRは、従来のOCRにAI技術を組み合わせることで、手書き文字や帳票レイアウトの違いにも対応しやすくしたものです。読み取り位置の抽出や文字認識を支援し、入力業務の効率化に活用されています。

OCR

文字を読み取る技術

紙の書類や画像データから文字を認識し、テキストデータに変換します。

AI-OCR

AIで読み取りを支援

AI技術を組み合わせることで、手書き文字や帳票ごとの違いにも対応しやすくなります。

BPO

前後工程までまとめて対応

スキャン、仕分け、確認、入力、集計など、人の判断が必要な作業も含めて業務設計します。

紙・PDF・FAXで届く情報を、手入力している業務が多いためです

バックオフィス業務では、申込書、注文書、請求書、アンケート、届出書、確認書類など、紙やPDFで受け取る書類が多くあります。こうした書類を目視で確認し、必要な項目を手入力している場合、作業量が増えるほど担当者の負担が大きくなります。

AI-OCRを活用すると、書類に記載された氏名、住所、電話番号、金額、日付、申込内容、チェック項目などを読み取り、データ化しやすくなります。入力作業をすべて人が行う場合と比べ、確認作業や集計作業へ時間を振り向けやすくなります。

01

手入力に時間がかかる

申込書やアンケートの件数が多いと、入力だけで多くの時間がかかります。

02

入力ミスが発生しやすい

氏名、住所、金額、日付などの転記では、目視確認や修正作業も必要です。

03

繁忙期に業務が集中する

キャンペーン、年末調整、請求処理などは、短期間に作業が集中しやすい業務です。

04

担当者に属人化しやすい

帳票ごとの入力ルールや確認方法が担当者任せになると、引き継ぎが難しくなります。

紙帳票・申込書・請求書など、入力項目が決まっている書類に向いています

AI-OCRは、文字情報を読み取ってデータ化するため、入力項目がある程度決まっている書類と相性がよい技術です。特に、申込書やアンケートのように件数が多い書類、請求書や注文書のように項目確認が必要な書類では、業務効率化につながりやすくなります。

申込・受付

申込書・入会届・申請書

氏名、住所、連絡先、希望内容、チェック項目などを読み取り、受付データとして整えます。

経理

請求書・納品書・注文書

取引先名、請求金額、日付、品目、管理番号などを読み取り、確認・入力作業を効率化します。

調査・集計

アンケート・調査票

回答内容や選択項目をデータ化し、集計や分析に使いやすい形式へ整えます。

人事

年末調整書類・各種届出書

従業員から回収する書類の入力・確認・仕分け作業を効率化しやすくなります。

FAX

FAX注文書・依頼書

FAXで届く注文情報や依頼内容を読み取り、入力作業や確認作業の負担を軽減します。

通知・確認

返信はがき・確認書類

返信内容、確認欄、希望項目などを読み取り、ステータス管理や集計に活用します。

実務では、読み取り前後の作業まで含めた設計が必要です

AI-OCRは入力業務の効率化に役立ちますが、書類を読み取るだけで業務が完了するわけではありません。実際の業務では、書類の開封、スキャン、仕分け、読み取り結果の確認、不備チェック、データ整形、集計、保管などの作業が発生します。

特に、個人情報を含む申込書や請求書、従業員関連書類を扱う場合は、作業ルールや確認体制を明確にしておくことが重要です。

書類の受付・開封

郵送、FAX、Web、メールなど、複数の経路で届く書類を受付し、処理対象を整理します。

スキャン・画像化

紙書類を読み取りやすい状態でスキャンし、AI-OCRで処理できる画像データにします。

帳票ごとの仕分け

申込書、請求書、アンケートなど、書類の種類ごとに分類し、読み取り項目を整理します。

読み取り結果の確認

AI-OCRで読み取った内容を確認し、誤読、空欄、不明瞭な文字、不備がないかチェックします。

データ整形・集計

読み取ったデータをCSVやExcel、システム登録用データなど、利用しやすい形式へ整えます。

不備対応・問い合わせ

記入漏れや確認が必要な内容がある場合は、問い合わせや差し戻し対応も必要になります。

読み取りだけでなく、確認・入力・集計までまとめて効率化できます

AI-OCRを導入しても、スキャンや確認、不備対応、データ整形を社内で行う場合、担当者の負担が残ることがあります。そこで、AI-OCRとBPOを組み合わせることで、読み取り前後の作業までまとめて外部委託しやすくなります。

たとえば、申込書を受け付けて、開封・スキャン・AI-OCR処理・確認・入力・集計まで行う流れを外部化すれば、社内担当者は判断が必要な業務や顧客対応に集中しやすくなります。

MERIT 01

入力作業の負担を軽減

手入力の件数を減らし、確認や判断が必要な作業へ時間を使いやすくなります。

MERIT 02

繁忙期の作業集中に対応

キャンペーン、年末調整、申込受付など、一時的に件数が増える業務にも対応しやすくなります。

MERIT 03

確認・集計まで一括化

読み取り後のデータ確認、修正、集計、納品データ作成まで含めて業務設計できます。

経理・人事・営業部門の入力業務に活用できます

AI-OCRは、特定の部門だけでなく、紙やPDFの書類を扱うさまざまな部門で活用できます。部門ごとに対象書類や課題を整理すると、導入範囲を検討しやすくなります。

経理部門

請求書・納品書・注文書の処理

取引先ごとに形式が異なる請求書や納品書を読み取り、金額、日付、管理番号などの確認作業を効率化します。電子帳簿保存法への対応や、インボイス制度に沿った確認作業の効率化にも役立ちます。

人事部門

年末調整・健康診断関連書類

従業員から回収する書類の受付、仕分け、入力、確認、集計までの作業負担を軽減します。

営業部門

申込書・アンケート・FAX注文書

キャンペーン応募、入会申込、セミナー申込、FAX注文などの情報をデータ化し、後続対応につなげます。

読み取り精度だけでなく、確認体制と運用ルールを整えることが大切です

AI-OCRを活用する際は、読み取り精度だけで判断するのではなく、業務全体の流れを確認する必要があります。帳票の状態、文字の書き方、スキャン品質、記入ルール、チェック項目の設計によって、確認作業の負担は変わります。

• 読み取り対象の帳票を事前に整理する
• 手書き・印字・FAXなど、書類の状態を確認する
• 必ず確認が必要な項目を決める
• 誤読・空欄・不備があった場合の対応方法を決める
• 納品データの形式や項目名を決める
• AI-OCRツールのセキュリティ仕様を確認する

AI-OCRを活用した入力業務の前後工程までサポートします

コーユービジネスでは、バックオフィス代行サービスとして、申込受付、アンケート回収、問い合わせ対応、入力、集計、発送など、事務局運営に関わる業務をサポートしています。

AI-OCRを活用する場合も、書類の受付、スキャン、仕分け、読み取り結果の確認、データ整形、集計、発送など、業務内容に応じて必要な作業を組み合わせてご提案します。

受付

書類受付・開封・仕分け

郵送、FAX、Webなどで届く申込書やアンケートを受付し、処理しやすい状態に整理します。

入力

AI-OCR・確認・データ整形

読み取り結果を確認し、CSVやExcelなど、後続業務で使いやすい形式に整えます。

運用

集計・不備確認・発送

集計、不備確認、問い合わせ対応、資料発送など、前後工程まで含めて支援します。