PDFデータのプリント委託で失敗しない4つのポイント

画面では正しく見えていても、出力環境が変わると文字が置き換わる場合があります

PDFは、お客様が見ているイメージを共有しやすいデータ形式です。しかし、フォントに関しては注意が必要です。お客様の作成環境とプリント側の出力環境が異なる場合、文字が別のフォントに置き換わることがあります。

特に、特殊なフォント、外字、異体字、旧字体を使用している場合は、文字の形が変わったり、文字化けしたりする可能性があります。

大容量PDFは、取り込み・演算処理・プリント処理に時間がかかる場合があります

PDFデータのファイル容量が大きい場合、プリンターやRIP処理側にデータが完全に取り込まれるまで、プリント作業を開始しにくくなることがあります。画像が多いPDF、可変部分を含むPDF、ページ数が多いPDFでは、処理に大きな負荷がかかる場合があります。

せっかく高速プリンターで出力できる環境があっても、データの取り込みや演算処理に時間がかかると、全体の作業効率が落ちてしまいます。

PDFはCSVデータと違い、後からの加工が難しい場合があります

PDFデータは、レイアウトが固定された状態で扱える一方、CSVデータのように後から項目を抽出したり、条件に合わせて並び替えたりする作業が難しい場合があります。

たとえば、Aさんには請求書1枚、Bさんには請求書2枚、Cさんには案内状と申込書を同封する、といった名寄せ作業が必要な場合は、あらかじめ名寄せ用のバーコードや管理番号を付与しておくと、プリント後の処理が安定します。

GS1-128は、コンビニ収納などで使われる精度が求められるバーコードです

コンビニエンスストア等で使用する払込票では、GS1-128シンボルが使われます。POSシステムで処理される料金代理収納のためのバーコードであり、バーコードが読み取れない場合は、店頭での取扱いができないことがあります。

標準料金代理収納用のGS1-128は、数字44桁固定長のデータを扱います。シンボル長は、左右の余白であるクワイエットゾーンを含めて60mm以内とされており、プリンター解像度に合わせたモジュール幅で作成する必要があります。

インクジェット方式ではインクのにじみ、レーザー方式ではトナーの定着性にも注意が必要です。用紙の選定、印字濃度、バーコード生成ソフト、読取テストまで含めて確認します。

プリント委託では、画面上の見た目だけでなく、出力条件まで確認しましょう

PDFは、誰もが同じレイアウトで確認しやすい便利なデータ形式です。PDFを作成できるソフトも多く、日常業務でも広く使われています。

しかし、作成方法によって、フォントの埋め込み、カラー設定、画像圧縮、バーコード品質、ページ構成などに違いが出ます。印刷・可変プリント・封入封緘まで行う場合は、後工程を視野に入れたPDF作成が重要です。