「帳票電子化が中小企業の時代に」をわかりやすく解説

紙の帳票を減らすだけでなく、保存方法と運用ルールの整理が重要です

請求書、領収書、契約書、注文書、見積書などの帳票は、紙で保管するだけでなく、電子データとして適切に保存・管理することが求められる場面が増えています。

帳票電子化には、印刷費や郵送費、保管スペースの削減、検索性の向上、経理・総務部門の業務効率化など、さまざまなメリットがあります。一方で、税務関係書類を電子データで保存する場合は、電子帳簿保存法の区分や保存要件を理解したうえで運用する必要があります。

特に中小企業では、「紙で受け取った書類をスキャンして保存する場合」と「PDFの請求書などを電子データで受け取った場合」を混同しやすいため、まずは自社の帳票がどの保存区分に該当するかを整理することが重要です。

帳票電子化では、対象書類ごとに保存方法を分けて考えます

電子帳簿保存法は、税法上保存が必要な帳簿や書類を電子データで保存するための制度です。実務上は、主に次の3区分で整理すると理解しやすくなります。

保管・検索・共有・問い合わせ対応の効率化につながります

帳票電子化は、紙を減らすためだけの取り組みではありません。帳票の発行、受領、承認、保存、検索、問い合わせ対応まで含めて業務フローを見直すことで、部門全体の生産性向上が期待できます。

コスト削減

印刷費、郵送費、封入作業費、保管スペースなど、紙帳票に付随するコストの削減につながります。

検索性の向上

日付、金額、取引先、文書種別などで検索できるようにすることで、確認作業や問い合わせ対応を効率化できます。

保管スペースの削減

キャビネットや倉庫に保管していた紙書類を減らすことで、オフィススペースを有効活用できます。

テレワーク対応

電子データで確認できる環境を整えることで、経理・総務担当者が場所に依存せず確認作業を進めやすくなります。

内部統制の強化

訂正・削除履歴やアクセス権限を管理できるシステムを活用することで、書類管理の透明性を高められます。

顧客対応の迅速化

帳票データを素早く検索できれば、取引先や顧客からの確認依頼にも迅速に対応しやすくなります。

電子で授受した取引情報は、電子データのまま保存します

メール、クラウドサービス、Webサイト、EDIなどを通じて、請求書・領収書・契約書・見積書・注文書などに相当する電子データをやり取りした場合は、その電子データを保存する必要があります。

受け取ったデータだけでなく、自社から取引先へ送った電子データも保存対象です。保存するファイル形式は限定されていませんが、税務調査等で確認できるよう、保存先や検索方法を社内で統一しておくことが重要です。

紙で受け取った書類は、要件を満たすことで電子データとして保存できる場合があります

取引先から紙で受け取った請求書や領収書、自社が紙で作成して取引先に渡した書類の控えなどは、スマートフォンやスキャナで読み取った電子データとして保存できる場合があります。

スキャナ保存を始めるための手続きは、原則として一切不要（事前承認は廃止）です。ただし、過去に紙で受け取って既に社内に保管してある古い重要書類（過去分）を後からスキャナ保存する場合に限り、あらかじめ税務署への届出が必要です。