マイナンバーを紙で運用する企業様に
マイナンバーを含む紙帳票を安全に扱うためのポイント
マイナンバーを含む帳票は、税務・社会保険などの手続きで取り扱う機会があります。電子申請やクラウドサービスの利用が進む一方で、社内の確認用、提出控え、郵送対応など、紙で扱う場面も残っています。
マイナンバーを含む書類は、通常の帳票よりも慎重な取扱いが必要です。プリント後の放置、不要なコピー、誤封入、紛失、廃棄漏れなど、紙ならではのリスクがあります。
今回は、マイナンバーを含む紙帳票を扱う企業向けに、社内運用と外部委託の両面から確認しておきたいポイントをご紹介します。
マイナンバーを含む紙帳票は、「印刷する時」だけでなく、データ受領、プリント、封入封緘、発送、保管、廃棄までの全体管理が重要です。
マイナンバーを含む紙帳票で注意したいこと
本人交付用と提出用で、マイナンバーの扱いが異なる場合があります
給与所得の源泉徴収票など、税務・労務に関する帳票では、提出先や用途によってマイナンバーの記載有無が異なります。本人に交付する源泉徴収票にはマイナンバーを記載しない一方、税務署等へ提出する法定調書では、個人番号の記載が必要になる場合があります。
つまり、同じ名称の帳票であっても、「誰に渡すものか」「どこへ提出するものか」「どの情報を印字するのか」を分けて管理する必要があります。
| 区分 | 確認すること | 注意点 |
|---|---|---|
| 本人交付用 | 従業員本人に渡す帳票か | 源泉徴収票など、本人交付用にはマイナンバーを記載してはならない帳票があります。 |
| 提出用 | 税務署・市区町村・年金事務所などへ提出する帳票か | 提出先の行政機関や法令に応じて、個人番号の記載が必要になる場合があります。 |
| 社内控え | 社内で保管する必要がある帳票か | 必要な期間だけ保管し、不要になったら速やかに廃棄できる運用が必要です。 |
| 委託用データ | 外部委託先へ渡すデータか | 委託先の安全管理体制、再委託の有無、データ返却・廃棄方法を確認します。 |
紙で運用する場合は、帳票の種類ごとに「印字してよい情報」「渡す相手」「保管期間」「廃棄方法」を整理しておくことが大切です。
紙帳票で起こりやすい情報漏えいリスク
プリント後の放置
出力された帳票をプリンター周辺に置いたままにすると、担当者以外の目に触れる可能性があります。
誤封入・混入
別の従業員や別の提出先の帳票が混ざると、個人情報の漏えいや誤送付につながります。
不要なコピー
確認用に複製した紙が残ると、管理対象が増え、保管・廃棄漏れの原因になります。
廃棄漏れ
保存期間を過ぎた書類や作業用の控えが残り続けると、不要な情報保有リスクが高まります。
紙で扱う場合の安全管理の流れ
マイナンバーを含む帳票は、印刷物そのものだけでなく、作成前のデータ、作業中の控え、発送後の残紙、廃棄記録まで管理対象になります。
STEP 01 取扱担当者と作業場所を決める
誰がマイナンバーを含む帳票を扱うのか、どこで作業するのかを明確にします。担当者以外が容易に閲覧できない場所で作業することが重要です。
STEP 02 印刷枚数と出力物を照合する
印刷予定件数と実際の出力枚数を照合します。白紙、重送、印字不良、余分な出力物がないかを確認し、不要なものは管理された方法で廃棄します。
STEP 03 封入封緘時の混入を防ぐ
宛名と内容物が一致しているか、同封物の組み合わせが正しいかを確認します。帳票ごとの管理番号やバーコードを活用することで、誤封入リスクの低減につながります。
STEP 04 保管期間と保管場所を決める
法令上の保存期間や業務上の必要性に応じて、必要な期間だけ保管します。保管場所、鍵の管理、閲覧権限、持ち出しルールを決めておきます。
STEP 05 不要になったら復元できない方法で廃棄する
保存期間を過ぎた書類や作業用の控えは、復元できない方法で廃棄します。廃棄を委託する場合は、確実に廃棄されたことを確認できる記録を残します。
外部委託する場合に確認したいポイント
委託先の安全管理体制まで確認することが必要です
マイナンバーを含む帳票の印刷や発送を外部委託する場合、単に印刷できるかどうかだけでなく、データ受領方法、作業区域、入退室管理、検査体制、再委託の有無、業務完了後のデータ返却・廃棄方法まで確認する必要があります。
特定個人情報を扱う業務を委託する場合は、委託先を適切に選定し、安全管理措置を守らせるための契約を結び、取扱状況を把握することが重要です。
データの受領方法
メール添付ではなく、安全なファイル転送や専用の受領方法が用意されているかを確認します。
作業区域の管理
個人情報を扱う区域への入退室管理や、担当者以外が閲覧できない作業環境があるかを確認します。
検査・照合体制
印字内容、宛名、封入物、発送対象を照合できる工程管理があるかを確認します。
業務後のデータ取扱い
業務完了後のデータ返却、削除、残紙廃棄、廃棄記録の扱いを確認します。
マイナンバーを含む帳票の委託では、価格や納期だけでなく、安全に受け取り、安全に印刷し、安全に発送し、安全に廃棄できる体制があるかを確認しましょう。
マイナンバーを含む帳票の印刷・発送を委託する場合
紙帳票の安全な運用には、データ処理から発送までの一括管理が有効です
マイナンバーを含む帳票は、印刷後の紙だけでなく、印刷前のデータ、印字ミスの出力紙、確認用控え、封入封緘時の同封物、発送後の残紙まで管理対象になります。
当社では、データプリントBPO業務として、宛名データや帳票データの受領、可変プリント、封入封緘、発送までの一連の工程に対応しています。個人情報を含む通知物や帳票発送業務について、作業範囲や運用方法からご相談いただけます。
- マイナンバー関連帳票の印刷相談
- 宛名・個別情報の可変プリント
- 帳票と封筒の照合
- 封入封緘・発送代行
- 作業完了後のデータ削除・残紙廃棄の確認
- 安全体制を踏まえた運用設計
紙で扱う必要がある帳票ほど、工程ごとの管理が重要です。マイナンバーを含む可能性がある帳票の印刷・発送業務は、データ受領方法や封入封緘方法も含めてご相談ください。
関連サービス
CONTACT
マイナンバー関連帳票の印刷・発送をご検討の方へ
マイナンバーを含む可能性がある帳票の印刷、可変プリント、封入封緘、発送業務について、データ受領方法からご相談いただけます。