重要なデータの安全な通信方法とは
データの重要度に合わせた送受信方法を選ぶことが大切です
メールの送信ボタンを押した瞬間に、「あ〜！」と思った経験はありませんか。
宛先を間違えた、添付ファイルを付け忘れた、違うファイルを送ってしまった、BCCにすべき宛先をCCに入れてしまった。メールは身近で便利な一方、業務上の重要データを扱うには注意が必要なツールです。
誤送信をしなくても、メールの添付ファイルは転送・保存・再送が簡単にできるため、一度送ってしまうと送信者側で制御しにくくなります。また、容量の大きなデータを無理にメールで送ろうとすると、受信制限や送信エラーの原因にもなります。
さらに、CD・DVD・USBメモリなどの物理媒体で受け渡しする場合も、紛失や盗難のリスクがあります。重要な個人情報や機密情報を扱う場合は、「送れればよい」ではなく、「誰に、どの方法で、どの範囲まで見せるか」を考える必要があります。
重要なデータの受け渡しでは、メール添付、パスワード付きZIP、無料ファイル転送サービスを安易に使うのではなく、暗号化、アクセス制限、期限設定、ログ管理、社内承認の有無まで確認することが重要です。
メール添付で重要データを送るリスク
誤送信のリスク
宛先の選択ミス、CC・BCCの設定ミス、添付ファイルの取り違えなどにより、本来送ってはいけない相手へデータが届く可能性があります。
送信後に制御しにくい
一度メールで送った添付ファイルは、受信者側で保存・転送・複製できます。送信後にアクセス停止や閲覧制限をかけにくい点が課題です。
容量制限にかかりやすい
画像、PDF、帳票データ、印刷用データなどは容量が大きくなりやすく、メールサーバー側の制限で送受信できない場合があります。
履歴管理が不十分になりやすい
誰が、いつ、どのファイルをダウンロードしたかを確認できない場合、後から受け渡し状況を追跡しにくくなります。
重要データの主な受け渡し方法
データの重要度・容量・相手先の運用に合わせて方法を選びます
データの受け渡し方法には、専用回線・閉域網、ホスト間のファイル転送、法人向けファイル転送サービス、オンラインストレージ、物理媒体などがあります。どれか一つが常に正解というわけではなく、扱うデータの種類や取引先の環境に合わせて選ぶことが重要です。
| 方法 | 特徴 | 向いている用途 |
|---|---|---|
| 専用回線・閉域網 | インターネットとは分離された通信経路を使う方法です。構築や運用コストはかかりますが、継続的な大容量・高機密データのやり取りに向いています。 | 金融・行政・基幹業務データなど、継続的かつ高い安全性が求められる受け渡し。 |
| ホスト間ファイル転送 | 事前に決めた相手先とシステム間でファイルを送受信する方法です。自動化しやすく、定期処理に向いています。 | 帳票データ、請求データ、会員データなど、定期的なデータ連携。 |
| 法人向けファイル転送サービス | アップロードしたファイルを、期限付きURLやアクセス制限付きで共有する方法です。ログ管理や承認機能を備えたものもあります。 | 印刷データ、通知物データ、宛名データ、制作データなどのスポット受け渡し。 |
| オンラインストレージ | クラウド上の保存領域を共有する方法です。共同編集やフォルダ単位の管理に向いていますが、権限設定の管理が重要です。 | 社内外で継続的に更新する資料、共有フォルダ、プロジェクト単位のデータ管理。 |
| 物理媒体 | USBメモリ、外付け媒体、記録メディアなどで受け渡しする方法です。ネットワークを使わない一方、紛失・盗難・管理台帳の整備が課題になります。 | ネットワークで送れない大容量データや、相手先指定の媒体納品。ただし管理ルールが必須です。 |
重要データを扱う場合は、利便性だけでなく、アクセス制御、暗号化、保存期間、操作ログ、削除方法、社内ルールとの整合性を確認することが大切です。
個人情報を含むデータ、宛名データ、請求・給与・通知物関連データなどは、無料サービスや個人アカウントでの受け渡しを避け、法人管理できる方法を選ぶことをおすすめします。
パスワード付きZIP添付メールを避けたい理由
ZIPファイルとパスワードを同じメール経路で送る方法は、現在では見直しが進んでいます
以前は、重要なファイルを送る際に「パスワード付きZIPファイルを添付し、別メールでパスワードを送る」方法がよく使われていました。いわゆるPPAPと呼ばれる運用です。
しかし、ファイルとパスワードを同じメール経路で送る場合、メールアカウントや通信経路が侵害されると、ファイルとパスワードの両方が取得される可能性があります。また、ZIPファイルは受信側のウイルスチェックや自動検査を妨げる場合があり、現在では廃止・見直しが進んでいます。
パスワードが同じ経路で届く
添付ファイルとパスワードを同じメール経路で送ると、片方だけを分けても十分な対策にならない場合があります。
誤送信対策になりにくい
宛先を間違えた場合、パスワードの送信先も同じ相手になることが多く、誤送信そのものを防ぐ仕組みにはなりません。
受信側の確認を妨げる
パスワード付きZIPファイルは、受信側のセキュリティ製品やメールシステムで中身を確認しにくくなる場合があります。
現在は、期限付きURL、アクセス権限設定、多要素認証、ダウンロードログ、承認フローなどを備えたファイル転送サービスやオンラインストレージを使う方法が現実的です。
ファイル転送サービスを選ぶ時の確認ポイント
ファイル転送サービスやオンラインストレージを業務で利用する場合は、単に「大容量ファイルが送れるか」だけでなく、社内ルールや取引先のセキュリティ要件に合っているかを確認します。
CHECK 01 通信経路が暗号化されているか
アップロード時、ダウンロード時の通信が暗号化されているかを確認します。重要データを扱う場合、通信経路の保護は基本条件です。
CHECK 02 保管中のファイルが保護されているか
サーバー上に保存されているファイルが暗号化されるか、保存期間を設定できるか、自動削除ができるかを確認します。
CHECK 03 アクセス制限を設定できるか
パスワード、ワンタイム認証、多要素認証、ダウンロード回数制限、IP制限、受信者指定など、アクセス制御の機能を確認します。
CHECK 04 送受信ログを確認できるか
誰が、いつ、どのファイルをアップロード・ダウンロードしたかを確認できると、社内監査やトラブル時の追跡に役立ちます。
CHECK 05 社内承認・契約条件に合っているか
無料サービスや個人アカウントの利用は、社内ルールに反する場合があります。法人契約、利用規約、データ保管場所、委託先管理の観点も確認します。
印刷・発送業務で重要データを受け渡す場合
宛名データや通知物データは、受け渡し方法から確認することが重要です
印刷・封入封緘・発送業務では、宛名データ、会員情報、請求情報、通知内容など、個人情報や機密情報を含むデータを扱うことがあります。こうしたデータは、入稿方法、保管方法、作業後の削除方法まで含めて確認する必要があります。
当社では、データプリントBPO業務において、お客様からお預かりするデータの取扱いに配慮しながら、印刷、可変プリント、封入封緘、発送までの業務を支援しています。
- 宛名データの安全な受領
- 可変印字データの確認
- 個人情報を含む通知物の印刷
- 封入封緘・発送業務
- 作業履歴・進行状況の確認
- 業務完了後のデータ取扱い確認
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