請求書発行・発送代行サービス
Invoice Printing & Mailing Service請求書の印刷・発送まで一括対応
請求書・払込票・明細書の印刷から加工・発送、電子配信まで対応
お客様からお預かりした請求データをもとに、請求書や請求明細書、コンビニ払込票の印刷から、可変プリント、折り加工、名寄せ、封入封緘、発送代行まで一括して対応します。また、請求書の電子配信にも対応しており、紙の請求書との併用も可能です。
毎月の請求書発行・発送業務を外部委託することで、社内の作業負担を軽減します。大量発送や、送付先によって明細枚数・封入内容が異なる業務のほか、取引先に応じて郵送と電子配信を使い分けたい場合もご相談ください。
主な対応内容
帳票印刷、印字プログラム作成、宛名・請求明細の可変プリント、名寄せ、加工・発送に加え、請求書の電子配信にも対応します。
データ処理・印字プログラム作成
お預かりした明細データ・宛名データ・払込情報と帳票の仕様に合わせて、印字プログラムを作成します。宛名や請求金額、明細などの可変情報を、所定の位置に印字できるように設計します。
名寄せ・封入封緘
宛名や住所、顧客番号などの条件に応じて、同じ送付先への請求書・明細書・通知書などをまとめて封入します。送付先ごとに封入枚数が異なる場合にも対応します。
発送代行
帳票を仕様に応じて折り加工し、その後、送付先ごとに明細書などを名寄せします。封書では必要に応じて封入封緘・検査を行い、圧着はがきなどは各方式に応じて加工したうえで、郵便局への差し出しまで対応します。
※ 対応可能な処理件数、用紙・封筒の仕様、データ形式などは、業務内容や運用条件によって異なります。
対応する請求書の仕様・配信方法
請求書や明細書の内容、お支払い方法、送付先のご希望に応じて、封書・圧着はがき・コンビニ払込票付き請求書の郵送に加え、電子配信にも対応します。
請求書の電子配信
取引先の希望や運用状況に応じて、請求書の電子配信と書面郵送を組み合わせることができます。紙の請求書を残しながら、段階的に電子化を進めたい場合にも対応します。
請求書電子配信サービスを見る※ 対応可能な帳票サイズ、加工方法、電子配信の運用条件などは仕様により異なります。
このような課題に対応します
毎月の請求書発送作業に時間がかかる
印刷、封入封緘、発送準備をまとめて委託し、請求処理が集中する時期の社内作業を軽減できます。
請求件数の増加に対応したい
件数の増加に伴うプリントや封入作業について、保有設備を活用し、大量の請求書印刷・発送にも対応します。
設備や作業スペースを見直したい
プリンターの維持・更新、帳票保管、発送準備に必要なスペースや人的負担の見直しにつなげます。
払込票や電子配信も組み合わせたい
コンビニ払込票付き請求書の発行や電子配信サービスとの連携など、運用方法に応じて検討できます。
当社の請求書発行・発送代行サービスの特長
データ受領から印刷・加工・発送までワンストップ対応
当社では、請求書の明細データ・宛名データの受領から、帳票印刷、可変プリント、折り加工、名寄せ、発送準備、郵便局への差し出しまで一貫して対応します。封書の場合は封入封緘や仕様に応じた検査も行います。送付先ごとに請求明細の枚数や同封物が異なる業務についても、対応が可能です。
工程ごとに委託先を分ける必要がないため、データや印刷物の受け渡し、日程調整、進捗確認にかかる管理負担を軽減できます。また、工程間の輸送や受け渡しに伴う紛失・破損・情報漏洩などのリスク低減にもつながります。
紙の請求書と電子配信の併用にも対応
電子配信を希望する取引先にはデータで届け、書面が必要な取引先には従来どおり郵送するなど、送付先に合わせて配信方法を使い分けられます。すべての取引先を一度に電子化する必要がなく、紙と電子を併用しながら請求書発行業務を見直せます。
請求書電子配信サービスを見る請求書発行サービスの対応例
払込票と複数枚の明細書を組み合わせた発送にも対応
払込票と明細書を分けて下地印刷し、払込票1枚に対して複数枚の明細書を名寄せしたうえで封入封緘します。送付先ごとに明細枚数が異なる場合も、帳票構成や加工方法を確認して対応方法を検討します。
コンビニ払込票付き請求書の発行や、請求明細を伴う通知物の大量発送などについてもご相談ください。
ご依頼から郵便局への差し出しまでの流れ
請求書の仕様や発送件数を確認し、明細データ・宛名データの受領から帳票の準備、印字プログラム作成、可変プリント、折り加工、名寄せ、検査、発送まで一貫して対応します。封入封緘の有無や加工方法は、封書・圧着はがきなどの仕様によって異なります。
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STEP 01
仕様確認・データ受領
請求書・明細書の仕様、発送件数、払込票の有無、納期などを確認し、明細データ・宛名データ・払込情報などを安全な方法でお預かりします。
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STEP 02
帳票・封筒の印刷・準備
請求書・明細書・払込票などの帳票や、必要な封筒を仕様に応じて印刷・準備します。
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STEP 03
印字プログラム作成
お預かりしたデータと帳票の仕様に合わせて、宛名・請求金額・明細・払込情報などを印字するプログラムを作成します。
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STEP 04
宛名・請求明細プリント
作成した印字プログラムを使用し、請求書・明細書・払込票などへ送付先ごとに異なる情報をプリントします。
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STEP 05
折り加工
封書の場合は封筒の仕様に合わせて帳票を折り加工します。
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STEP 06
名寄せ処理
送付先や顧客番号などの条件に応じて、請求書・明細書・払込票を送付先単位でまとめます。
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STEP 07
封入封緘・各種加工
封書の場合は帳票を封筒へ封入し、封緘します。圧着はがきなどは仕様に応じて加工し、発送できる状態に仕上げます。
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STEP 08
検査・ログ保管
帳票や発送形式に応じた検査・照合を行い、必要に応じて作業記録や検査ログを保管します。
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STEP 09
郵便局出し・発送代行
最終確認後、郵便局への差し出しまで対応します。
封入封緘の検査体制
請求書や明細書の封入・発送では、帳票の仕様に応じて検査を実施します。封筒窓の撮影検査、厚み検査、重量検査、バーコード・二次元コード照合などの詳細は、封入封緘・発送代行サービスページでご紹介しています。
封入封緘に関する検査方法の詳細を見る請求書発行・発送代行の対応事例
請求書とコンビニ払込票を組み合わせた発送業務の対応事例をご紹介します。
通販会社様の「請求書発行」業務
毎月約60,000件の請求書を、ホスト系データの変換から印刷・名寄せ・封入まで代行。
請求書発行・発送代行サービスのメリット
毎月の請求書発送業務を効率化し、社内の負担を軽減
請求書の印刷・加工・発送を外部委託することで、月末・月初などに集中する作業を社内で抱える必要がなくなり、設備管理や発送準備にかかる負担も見直せます。
業務量の平準化
毎月決まった時期に集中する印刷・加工・発送作業を委託し、社内担当者の繁忙期の負担を軽減します。
設備・保管コストの見直し
プリンターの維持・更新、帳票や封筒の保管、発送作業スペースなどの管理負担を見直せます。
人員・時間の削減
定期的に発生する発送作業を外部へ委託することで、担当者が本来の業務に取り組みやすくなります。
当社では、請求書発行業務の負荷を平準化する考え方を「Be FLAT」としてご提案しています。
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請求書発行・発送代行に関するよくあるご質問
印刷物やデータの仕様、発送件数、納期などについては、よくあるご質問をご確認ください。
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