お役立ち情報#43　限られた人材で力を発揮する会社に！

限られた人材で業務を回すためのBPO活用ポイント

人手不足が続く中では、社内で対応すべき業務と外部委託できる業務を整理することが重要です。

採用が思うように進まない、担当者が複数業務を兼任している、繁忙期だけ作業量が増えるなど、限られた人材で日々の業務を回している企業は少なくありません。

営業事務、経理、人事・総務などのバックオフィス業務では、企画・確認・顧客対応などの本来注力すべき業務に加えて、印刷、封入封緘、発送、受付、集計、データ入力といった作業が発生します。ひとつひとつは定型的な作業でも、件数が増えると大きな負担になります。

今回は限られた人材で業務を安定して進めるために、BPOとして外部委託しやすい業務や、部署別の活用例、委託前に確認しておきたいポイントをご紹介します。

BPOは、単に作業を外部へ依頼するだけではなく、社内担当者が本来の業務に集中しやすい体制を整えるための業務設計です。印刷・封入封緘・発送・受付・集計など、ルール化しやすい業務から見直すことで、負担軽減と業務品質の安定につながります。

人手不足でバックオフィスに起こりやすい課題

01

本来の業務に集中できない

印刷、封入、発送、集計などの作業に時間を取られ、企画・管理・顧客対応など、本来注力すべき業務が後回しになることがあります。

02

繁忙期に業務が集中する

年末調整、請求処理、キャンペーン対応、通知物発送など、特定の時期に作業が集中すると、残業や確認漏れが発生しやすくなります。

03

属人化しやすい

担当者だけが作業手順を把握している状態では、急な休みや異動が発生した際に、業務が滞る可能性があります。

04

ミスが発生しやすい

限られた人員で急いで作業を進めると、誤封入、発送漏れ、集計ミス、データ入力ミスなどのリスクが高まります。

兼任業務が増えるほど、改善や確認の時間が不足しやすくなります

限られた人数で複数の業務を兼任する状態が続くと、日々の作業は何とか対応できても、業務改善や確認に十分な時間を確保しにくくなります。担当者の努力だけで負担を吸収し続ける運用は、長期的にはリスクにつながります。

重要なのは、すべての業務を社内で抱えることではありません。社内で行うべき判断業務と、外部に任せやすい定型業務を分け、無理のない運用体制を整えることです。

BPO化しやすいバックオフィス業務

発送・受付・集計・データ処理は、外部委託を検討しやすい業務です

バックオフィス業務の中でも、作業手順や処理ルールを明確にしやすい業務は、BPO化しやすい領域です。通知物の印刷発送、申込書の受付、アンケート集計、データ入力などは、一定のルールに沿って進められるため、外部委託による効率化を検討しやすい業務といえます。

PRINT

印刷・可変プリント

宛名、会員番号、請求情報など、一人ひとり内容が異なる帳票や通知物のプリントに対応します。

ENCLOSURE

封入封緘・発送

印刷物の封入封緘、同封物のセット、発送準備、郵便・配送手配まで一括して委託できます。

RECEPTION

受付・開封・仕分け

申込書、アンケート、返信書類などの受付、開封、仕分け、チェック作業を支援します。

DATA

入力・集計・管理

回収書類のデータ入力、集計、進捗管理、リスト化など、後続業務に必要な情報整理に対応します。

BPO化する業務を選定する際は、「判断が必要な業務」と「ルール化できる作業」を分けることが重要です。ルール化できる作業を外部化することで、社内担当者の負担を減らし、本来の業務に時間を使いやすくなります。

部署別に見るBPO活用例

営業事務・経理・人事部門では、発送や受付に関わる業務を委託しやすい傾向があります

BPOの対象業務は、部署や業務内容によって異なります。ここでは、営業事務、経理、人事・総務部門で発生しやすい業務を例として整理します。

営業事務部門で委託しやすい業務

分類	業務例	委託できる作業
発送	DM発送	宛名プリント、封入封緘、発送、発送リスト管理
発送	セミナー資料発送	資料セット、封入、送付状印字、発送
発送	キャンペーン賞品発送	賞品梱包、送り状発行、発送管理、進捗リスト作成
発送	営業ツール・ノベルティ発送	在庫確認、梱包、仕分け、発送
受付	アンケート回収・集計	開封、仕分け、入力、集計、リスト化
受付	キャンペーン事務局	受付、問い合わせ対応、応募管理、発送管理

経理部門で委託しやすい業務

分類	業務例	委託できる作業
発送	請求書発送業務	請求書プリント、封入封緘、発送、発送履歴管理
発送	給与明細書発送	個別帳票プリント、封入封緘、発送
発送	源泉徴収票プリント・発送	帳票プリント、封入封緘、発送、残紙管理
発送	年末調整書類の発送	対象者別の書類セット、送付状印字、発送
受付	年末調整書類の開封・仕分け	返送書類の受付、開封、仕分け、不備確認補助

人事・総務部門で委託しやすい業務

分類	業務例	委託できる作業
発送	健康診断の案内発送	対象者別通知、宛名プリント、封入封緘、発送
発送	社会保険加入案内の発送	書類セット、個別印字、封入封緘、発送
発送	団体保険申込書の印字・封入	個別情報の印字、同封物セット、封入封緘
受付	扶養控除申告書の回収	返送受付、開封、仕分け、回収状況管理
受付	アンケート集計・データ入力	回答内容の入力、集計、リスト化、進捗管理

部署ごとに発生する業務は異なりますが、「印刷」「封入封緘」「発送」「受付」「仕分け」「入力」「集計」といった作業は、多くのバックオフィス業務に共通しています。これらの業務を切り出すことで、担当者は確認・判断・改善に時間を使いやすくなります。

BPOを検討する前に確認したいこと

BPOを検討する際は、業務全体を一度に委託するのではなく、まずは作業内容、件数、繁忙期、個人情報の有無、社内に残すべき判断業務を整理することが大切です。

CHECK 01 作業内容を分解する

印刷、封入、発送、受付、入力、集計など、業務を工程ごとに分けて整理します。そのうえで、どこまでを社内で対応し、どこから外部に任せるかを検討します。

CHECK 02 件数と繁忙期を確認する

毎月発生する業務なのか、年末調整やキャンペーンのように一時的に集中する業務なのかを確認します。繁忙期だけ外部委託する方法も検討できます。

CHECK 03 個人情報・機密情報の有無を確認する

宛名、請求情報、給与関連情報、健康診断案内など、個人情報を含む場合は、データの受け渡し方法、作業場所、安全管理体制を確認する必要があります。

CHECK 04 納期と確認方法を決める

作業完了日、発送日、戻しデータの形式、進捗報告の頻度などを事前に決めておくことで、委託後の認識違いを防ぎやすくなります。

CHECK 05 社内で残す業務を決める

判断や承認が必要な業務は社内に残し、ルール化できる作業を外部化することで、BPO導入後も業務全体を管理しやすくなります。

当社で支援できるBPO業務

印刷封入封緘発送受付・集計

発送に関わる業務と受付に関わる業務を中心に、バックオフィスを支援します

当社では、データプリントBPOとして、通知物やDMの印刷、宛名・個別情報の可変プリント、封入封緘、発送、返送書類の受付、仕分け、集計などの業務に対応しています。

社内担当者がすべての作業を抱え込むのではなく、定型化できる作業を外部に任せることで、確認・判断・改善に必要な時間を確保しやすくなります。

DM・通知物の印刷発送
請求書・給与明細書などの帳票発送
年末調整書類・各種申込書の発送
返送書類の受付・開封・仕分け
アンケート入力・集計
キャンペーン事務局関連業務

限られた人材で力を発揮する会社に！