バックオフィス

バックオフィス

事務局

バックオフィス(BACK OFFICE)とは

当社のバックオフィスアウトソーシングサービスは、次のような副次業務をお引き受けいたします。
例えば、貴社でキャンペーンを実施される場合に、受付業務やお問い合せ窓口業務、賞品発送や資料発送などの業務が発生します。
また、アンケート調査を実施される場合には受付業務の他に入力や集計といった業務が発生します。
組合事業をされている場合は、資料発送業務の他に申込書類の不備チェックなどの業務が発生します。また関連制度が変わった場合などには一時的にお問い合せ窓口が忙しくなることがあります。
そんな雑多な副次業務を当社がバックオフィスとなって、お引き受けし、貴社のご従業員様は主業務に専念することができます。

 

[Solution]

  • キャンペーンの業務などのバックオフィス
  • イベントの参加申し込み受付業務
  • 年金給付などの問い合わせ対応業務
  • アンケート回収窓口業務
  • DM発送後のフォロー電話

 

[Spec]

  • インバウンド業務:各種問い合わせ対応

    クラウド型コールセンターシステムを利用。事前に書類をデータ化し、インバウンド担当者はPCで検索し、お客様情報を確認することができます。

  • アウトバウンド業務:申込書類などで記入漏れなどの不備を発見すると電話をかけて書類を完結させます。また、未提出者に対しては督促の電話をいたします。
  • 事務作業:案内状の発送作業・郵送書類の登録処理・不備確認(審査処理)、キャンペーンでは抽選作業や賞品発送作業を行います。

 

[ご利用の背景]

  • キャンペーン実施で、一時的な受付業務が発生した。
  • 制度の変更で、お客様からのお問合せが殺到しそう。
  • 申込み受付、抽選作業、賞品発送など煩雑業務に手は割けない。
  • お客様への対応に不慣れ。
  • 個人情報の取り扱いが心配。

 

キャンペーン事務局の場合

一般消費者からのお申込のための各種媒体をご用意することができます。
ハガキ・スマートフォン・パソコン・電話・FAXなどから申し込まれた内容は事務局のフロントオフィスの担当者が受付けます。スマートフォンやパソコンではアドレスにパラメータを付加することで広告媒体の効果を測定することができます。

ご応募は、フロントオフィスがお受けし、応募条件の確認をいたします。当社倉庫で賞品を保管管理し、抽選後に当選の挨拶状とともに梱包します。出荷伝票に宛名プリントを行い、発送をいたします。

キャンペーン事務局

 

入退会受付の場合

一般消費者からのお申込のための各種媒体をご用意することができます。
ハガキ・スマートフォン・パソコン・電話・FAXなどから申し込まれた内容は事務局のフロントオフィスの担当者が受付けます。
入会申込の場合は、申込書の不備チェックをフロントオフィスで行います。会員証にネームプリント、宛名プリントの後に封入作業を行い、発送いたします。
退会依頼の場合は、依頼書の不備チェックをフロントオフィスで行います。会員データを抹消し、退会確認書に宛名プリントし、封入作業を行い、発送いたします。

入退会受付の場合

 

資料発送の場合

一般消費者からのお申込のための各種媒体をご用意することができます。
ハガキ・スマートフォン・パソコン・電話・FAXなどから申し込まれた内容は事務局のフロントオフィスの担当者が受付けます。
試供品請求ならば、お預かりしていた試供品サンプルを梱包し、発送いたします。資料請求ならば、資料を封入封緘し、発送いたします。
送付物は事前にお預かりし保管いたします。

資料発送の場合

 

組合事業でのソリューション実績

ある組合様の場合では、関連制度が変わるために組合員に案内を出す作業から始まりました。
組合員からの問い合わせが一気に増加することが見込まれるために組合内で対応するのは困難だと判断されました。
組合事業の課題 当社が、案内発送から問い合わせ業務、申込受付、申込書類の不備チェック、不備確認の問い合わせ業務をお引き受けいたしました。
そして、問い合わせ業務の負荷を9割削減することができました。
着信本数は81,455件、その内受電本数は69.654件、受電率は85.5%という結果となりました。
また、当社がこのような副次業務をお引き受けしましたことで、組合のご担当者様は本来の業務に注力することができました。

組合事業のソリューション

50年以上の実績-上

宛名や通知情報のプリントは
50年以上の実績から培った安全体制で実施。

当社は個人情報の取扱いについて適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者として「プライバシーマーク」を付与されています。
大阪サポートセンターと東京サポートセンターは「ISO/IEC27001」の認証を受けております。大阪工場は「ISO 9001 」の認証を受けております。

50年以上の実績-下

お気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ

技術・設備