お役立ち情報 #19 「往復はがき」で返信時に情報保護ができる仕組みを大公開!

「往復はがき」で返信時に情報保護ができる仕組みを大公開!

通知をして、返信してもらわなければいけないことってありますよね。

  1. 口座振替に切り替えてもらう案内
  2. アンケートの依頼と回収
  3. 商品案内からの資料請求の受付
  4. キャンペーン案内からの応募受付
  5. 会員募集からの募集受付
  6. イベント案内からの参加受付

 などなど

郵便料金がグッと節約

定番とも言える方法は、封筒で送付して、同封した少し小さな返信用封筒で返信してもらうやり方です。
返信率を高めるために同封する封筒に切手を貼っておく(または料金受取人払にしておく)のもよくある手法です。
これだと送付する郵便料金が82円、返信にも82円。
10,000通を送付すると、郵便料金だけで1,640,000円となります。

圧着往復はがきだと、1,240,000円となり、郵便料金を400,000円も節約することができます。

郵送方法 (往信)封書
(返信)封書
往復圧着はがき
郵便料金(往信) 82円 62円
郵便料金(返信) 82円 62円
合計金額(1通あたり) 164円 124円
合計金額(10,000通あたり) 1,640,000円 1,240,000円

さて問題は、はがきの基本条件を準拠しつつ、返信はがきを情報保護する方法があるのか?

今回は、その解決策を大公開いたします。

「圧着はがき」についての郵便局の考え方

最近ではよく目にする「圧着はがき」ですが、当然昔からあった製品ではありません。昭和最後の年1989年に始まったそうです。歴史が大きく動いた年の隙間で「圧着はがき」が誕生したことになります。

めくるという方式で今までよりも倍の面積に広がることになりますが、これを郵便局はどんな判断で許可できたのでしょうか?

はがきの宛名や通信文を書き綴る時に書き間違いをすることがありますね。人間ですものね。
この時に上から紙を貼って訂正することが許可されていました。
その解釈の延長ではがきの両面にシール紙を貼って送付しても良いことになります。
これが圧着はがきを成立させる解釈です。

ただし条件があります。

  1. 本体(真ん中)の用紙に「郵便はがき」か「はがき」または「postcard」などを見えるように記載して、本体であることを示すこと。
  2. 「返信はがき」は、返信者が記載する部分なので、往信者からのメッセージを記載してはいけない。
  3. 本体に貼る用紙には全面接着であること。内部に非接着部分があれば封書扱いとなります。
  4. 用紙の長さが14cm〜23.5cm。幅が9cm〜12cmであること。(はがきの基準)
  5. 重量が2g〜6gであること。(往復はがきを除く、はがきの基準)
  6. 宛名面には下部1/2の面積を超えて通信文を記載してはいけない。(はがきの基準)
  7. 往復はがきを発送する時は往信宛名面を外向けに二つ折りしなければいけない。(折ミシンは不可)

パンダ

「郵便はがき」を示す手口

中でも注意すべきなのが、1の「郵便はがき」の記載です。

まさに「手口」と言っていいほど、各社が少し不自然に思える方法で難題をクリアしています。

ずらし作戦
接着する用紙をずらすことで、本体に記載した「郵便はがき」が見える。
ずらして
穴あけ作戦
接着する用紙に穴をあけることで、本体に記載した「郵便はがき」が見える。
穴で

「往復圧着はがき」とは

以上のことをご理解の上で、いよいよ「圧着往復はがき」の正体を公開いたします。
ずらし作戦で「郵便往復はがき」の文字が見えるようにしています。
往信はがきは料金後納にし、返信はがきは料金受取人払にします。
料金後納の場合、往信時には62円。返信分は62円+後納手数料15円=77円となります。
(封書の場合でも後納手数料は必要となります)

往復圧着はがき

「往復圧着はがき」の使い方

圧着往復はがきの使い方

事例

A社様「不動産会社」
入居者向けアンケートを封書で送付し、返信用封筒で参加の回答を返信してもらっていました。
「往復圧着はがき」を利用することで、封入作業の手間が解消し、入居者様が封入する手間が省けて、回収率が向上しました。
B社様「部品メーカー」
経営説明会の案内状を封書で送付し、返信用封筒で参加の回答を返信してもらっていました。
「往復圧着はがき」を利用することで、封入作業の手間が解消し、郵便料金が節約できました。
C社様「電力会社」
引っ越しによる解約申込書を封書で送付し、同封した申込書に記載、返信用封筒で返信してもらっていました。
「往復圧着はがき」を利用することで、封入ミスのリスクが解消することができ、さらに郵便料金が節約できました。
D社様「健康器具メーカー」
請求書払いから口座引落しに変更して頂く案内を封書で送付し、同封した申込書に記載、返信用封筒で返信してもらっていました。
「往復圧着はがき」を利用することで、個人情報をしっかりと隠して返信してもらいつつ、郵便料金が節約できました。

 

今回は、「往復圧着はがき」の仕組みを大公開させていただきました。「往復圧着はがき」は当社のオリジナル製品です。


森脇 裕之

株式会社コーユービジネス 関西営業部

「はがき」か「ハガキ」か?
何故、「ハガキ」というカタカナ表記が多用されているのだろう?
葉書は外来語ではないし。
当然、擬音語でもないし。

ただ、雰囲気として「ハガキ」の方が
3時間くらい早く配達されそうな気がするのです。
きっと、そうなのです。