お役立ち情報 #6 郵便物の仕分けミスを防止するカンタンな方法

郵便物の仕分けミスを防止するカンタンな方法

 

郵便物が届くと社内(所内)の配達先毎に仕分けをします。また、返信封筒を受領する業務などでは内容に応じて、仕分けを行います。

企業であれば、受領書やアンケートの回収、資料請求、各種の申込書や登録書などが返信封筒で届きます。

官公庁だと、各種の申請、申告、届出などが返信封筒で届きますね。給付金の申込書なども返ってきます。

郵便配達

毎日、大量の返信封筒を受け取る場合だと大変な作業です。単純作業となりますので、アルバイトで補っている企業も少なくありません。仕分けの判断がつかない場合には開封されることだってあります。少しのミスで作業費用が膨れますし、個人情報が流出するといった大きな事故になることもあります。

大量の返信封筒

そこで、仕分けミスが解消できるカンタンな方法をご紹介します。


返信用封筒の色を仕分け毎に変えておきましょう。
封筒の色で仕分けができれば、文字を読むなどの確認作業は全く不要となり、アルバイトの方にも容易で、間違いなく処理することができます。
カラー封筒

「認識」にはカラーが最適

乳児

色で区別することは最も効果的な方法です。

そもそも、ヒトが幼児の段階で認識するのは「カタチ」よりも、「色」が先だと言われています。


健康診断の申込書を受領する場合なら、受診内容に応じて、封筒色を変えたり、男女で色を分けておくと、受領後の作業が便利です。

納品受領書を受け取る場合なら、奇数月と偶数月で封筒色を変えておくのも便利。

また、封筒の色分けは送付用封筒にも利用することができます。

例えば、支払依頼書を送付する時には緑色の封筒を使用し、督促状を送付する時には黄色の封筒、催告状の送付には赤色の封筒を送付します。切迫度合いに応じた色分けで、誰もがすぐに理解できる色になっています。

アクセシビリティ(相手の行為を促進させる)なデザインとなります。

マイナンバーを請求する場合などにもこの方法が利用できますね。

仕切り線

返信封筒を受取後の仕分け用に封入するには、事前に宛先データを分けておいた上で、封入作業をすることになります。封筒の色を変えるには従来よりも費用を要することになります。

しかし、受領時の仕分け作業が簡易になれば、それ以上の作業費用が軽減されます。さらに、事故によるリスクを回避できますので、以上の方法をお薦めいたします。

 

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今回は、「郵便物の仕分けミスを防止するカンタンな方法」という情報を案内させていただきました。

 

益田 直幸

株式会社コーユービジネス 営業開発部

街のおしゃれな建物には、余計じゃないのって思えるデザインがあります。 お手洗いに入ろうとしたら、どっちが男性用なの?って迷うような時。もう、こんなところにこだわらなくていいのにって思います。 見慣れた、あのマークをつけてよ。男性が青で女性が赤。

色で分けるっていうのは、便利ですよね。だって、緊急時だもの。

 

 

 

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